Loja EPI - Treinamento eMerchan

Visão Geral

A Loja EPI centraliza todo o ciclo de vida dos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) dos promotores: cadastro do que cada um precisa usar, controle de estoque, entrega presencial ou via solicitação, assinatura digital do termo de recebimento e controle preditivo de troca por vencimento.

💡

Acesso: menu Loja EPI (workflow de envios) e RH > Controle de EPI (gestão de estoque e catálogo)
Nível mínimo: RH (18) — também acessível por SuperAdmin, Admin e Financeiro

Que problema resolve

Antes o controle era feito por planilha ou na cabeça do almoxarife. Não havia rastreabilidade de quem recebeu o quê, quando, nem alerta de quando trocar. Sem termo assinado, em caso de fiscalização ou acidente o cliente ficava exposto.

Quem usa

RH / Almoxarife: cadastra catálogo, dá entrada no estoque, registra entregas e gerencia solicitações de envio
Promotor: recebe notificação bloqueante quando há ficha de assinatura pendente e assina digitalmente via ZapSign

Onde fica no menu

Menu	Para quê
RH > Controle de EPI	Gestão completa: dashboard, catálogo, estoque, entrega presencial e relatórios
Loja EPI > Solicitações	Lista de solicitações de envio com seus respectivos status
Loja EPI > Vencimentos	Painel de vencimentos por promotor com indicadores visuais
RH > Fotos Check-in EPI	Verificação visual de uso de EPI nos check-ins (módulo independente)

Fluxo Visual

O fluxo abaixo mostra os dois caminhos possíveis quando o RH precisa entregar um EPI ao promotor: presencial (em mãos) ou à distância (Correios / Mercado Livre / motoboy).

RH > Controle de EPI > Entrega
        │
        ├── Em mãos          ──→  Registra entrega presencial
        │                        (debita estoque + atualiza histórico
        │                         do promotor + notificação simples)
        │
        └── Correios / ML    ──→  Cria solicitação na Loja EPI
                                  (debita estoque + status: ENVIADO)
                                          │
                                          ▼
                            Loja EPI > Solicitações
                                          │
                                  Operador clica
                                  "Marcar como Entregue"
                                          │
                                          ▼
                              Sistema gera o termo:
                              • PDF de recebimento
                              • Envia ao ZapSign
                              • Status: AGUARDANDO ASSINATURA
                              • Notificação BLOQUEANTE no app
                                          │
                                  Promotor assina no ZapSign
                                          │
                                          ▼
                              Webhook fecha o ciclo:
                              • Status: ENTREGUE
                              • EPI vai para o histórico
                              • Notificação desbloqueada
                              • Próxima troca calculada

💡

Diferença prática: a entrega em mãos encerra o ciclo na hora — não exige assinatura digital nem gera PDF. A entrega à distância passa pela Loja EPI e exige assinatura no ZapSign para ter validade legal.

Fluxos de Uso

Setup inicial (cliente novo)

Acessar RH > Controle de EPI > Catálogo
Cadastrar cada item de EPI: nome, categoria (camiseta, bota, japona, crachá, etc.), tamanhos disponíveis, vida útil em meses e estoque mínimo
Acessar a aba Estoque > Estoque Central
Clicar Registrar Entrada para dar entrada nos primeiros itens em estoque (compra, doação, etc.)

Entrega presencial (mais simples)

O promotor vai até o RH ou almoxarifado
Operador acessa RH > Controle de EPI > Entrega
Seleciona o promotor, escolhe item, tamanho, quantidade e confirma
O sistema cria a movimentação no estoque, atualiza a lista de EPIs recebidos do promotor e envia notificação de confirmação (não bloqueante)

Envio à distância com assinatura digital

Passo a passo completo

Operador acessa Loja EPI > Vencimentos ou Loja EPI > Solicitações
Identifica o promotor com EPI vencido ou pendente (indicador vermelho ou amarelo)
Clica em Solicitar EPIs vencidos/pendentes — o sistema cria a solicitação automaticamente
O sistema verifica o estoque:
- Tem estoque → status Solicitado
- Sem estoque → status Compra (operador precisa comprar primeiro)
Quando despacha o pacote, operador clica em Marcar como Enviado
Quando o promotor recebe fisicamente, operador clica em Marcar como Entregue
O sistema gera automaticamente o PDF "Termo de Recebimento de EPI" com:
- Logo, nome e CNPJ da empresa
- Nome, CPF e data de entrega do promotor
- Lista dos itens recebidos
- Texto legal de declaração
- Área de assinatura digital
O PDF é enviado ao ZapSign para assinatura
O promotor recebe uma notificação bloqueante no app:
- Não consegue dar lido até assinar
- Link do ZapSign disponível direto na notificação
- O operador também pode copiar o link e enviar manualmente (WhatsApp, etc.) caso o promotor não tenha email
Promotor assina no ZapSign
O webhook automaticamente:
- Atualiza a solicitação para Entregue
- Adiciona os itens à lista de EPIs do promotor
- Marca a notificação como respondida e desbloqueia o promotor
A próxima troca é calculada automaticamente: data da entrega + vida útil em meses

Cadastro de EPI no perfil do usuário

Acessar o cadastro do usuário
Marcar a flag Usa EPI (verde)
Aparece o card EPIs do promotor logo abaixo
O card mostra todos os EPIs que ele já recebeu
Clicar em + Adicionar EPI para registrar um item novo (categoria, produto, tamanho)
Quando disponível, aparece a faixa do CRM com o tamanho de camiseta e bota cadastrados, para facilitar a escolha

Controle preditivo de vencimento

Em RH > Controle de EPI > Dashboard ou em Loja EPI > Vencimentos, o sistema mostra cada promotor com seus EPIs e o status de cada um.

Cor	Significado
Verde (OK)	Dentro da vida útil
Amarelo (Vencendo)	Falta 1 mês ou menos para vencer
Vermelho (Pendente)	EPI vencido ou ainda não cadastrado

Status da Solicitação

O fluxo completo de uma solicitação na Loja EPI passa por até 5 estados antes de ser concluída.

Status	O que significa	Próxima ação
Solicitado	Solicitação criada, itens em estoque	Marcar como Enviado quando despachar
Compra	Falta estoque — operador precisa comprar	Voltar para Solicitado quando o item chegar
Enviado	Pacote em trânsito ou aguardando o promotor receber	Marcar como Entregue ao confirmar recebimento físico
Aguardando Assinatura	PDF gerado e enviado ao ZapSign — promotor precisa assinar	Aguardar webhook do ZapSign (automático)
Entregue	Termo assinado, ciclo concluído	Nenhuma — próxima troca calculada automaticamente

Telas Principais

RH > Controle de EPI > Dashboard

Busca por nome ou CPF
Filtros por status: Todos, OK, Vencendo, Pendente (com contadores)
Card de alerta de Estoque Baixo (lista itens abaixo do mínimo)
Card de Inativos com EPI — Recolher (promotores inativos que ainda têm EPI registrado)
Cards de promotor com lista de itens, contagem de EPIs ativos vs substituídos e botões rápidos
Botão + em cada card para adicionar EPI legado
Botão para marcar promotor como Não usa EPI

RH > Controle de EPI > Catálogo

Tabela com todos os itens cadastrados
Cadastro do item: nome, categoria, tamanhos, vida útil em meses, estoque mínimo
Toggle Ativo/Inativo para desligar item sem deletar

RH > Controle de EPI > Estoque

Aba Estoque Central: saldo por (item, tamanho) com botão para registrar entrada e transferir para líder
Aba Estoque Líderes: seleção do líder e visualização do saldo do líder selecionado

RH > Controle de EPI > Entrega

Seleção de promotor, item, tamanho e quantidade
Campo de observação livre
Registra a movimentação e atualiza o histórico do promotor automaticamente

Loja EPI > Solicitações

Busca por nome, CPF ou item
Filtro por status (Todos, Solicitado, Compra, Enviado, Aguardando Assinatura, Entregue)
Cards de solicitação com lista resumida e badge de status
Tap no card abre os detalhes com timeline e botões de transição

Loja EPI > Detalhes da Solicitação

Cabeçalho com nome do promotor e badge de status
Lista completa de itens da solicitação
Linha do tempo: criado, enviado e entregue (quando preenchidas)
Card amarelo com link de assinatura quando o status é Aguardando Assinatura
Botão Copiar link para enviar manualmente ao promotor
Botões de transição conforme o status atual

Loja EPI > Vencimentos

Cards expansíveis por promotor com nome, CPF e quantidade de EPIs
Cada item dentro do card mostra nome, categoria, tamanho e indicador de status
Botão + Solicitar EPIs vencidos/pendentes cria solicitação automática só com os itens em alerta

Cadastro de Usuário > Card EPIs do promotor

Cabeçalho com contagem: "X EPI(s) ativo(s) · Y substituído(s)"
Botão + Adicionar EPI para registrar item legado
Lista dos itens recebidos com data
Marcador SUBSTITUÍDO (chip cinza) quando há entrega mais recente do mesmo item e tamanho
Faixa informativa do CRM com tamanhos de camiseta e bota (quando disponível)

Regras de Negócio

Automático

Status Compra é definido quando uma solicitação é criada e algum item está sem estoque
O cálculo de vencimento usa data da última entrega + vida útil em meses do catálogo
O webhook do ZapSign atualiza a solicitação para Entregue automaticamente
A notificação bloqueante é desbloqueada automaticamente após a assinatura
O marcador SUBSTITUÍDO é calculado automaticamente — apenas a entrega mais recente de cada par (item + tamanho) fica ativa

Ação manual

Mudar status de uma solicitação (botões na página de detalhes)
Registrar entrada de estoque (compra ou doação)
Transferir estoque para um líder
Adicionar EPI legado no perfil do usuário
Marcar EPI de inativo como recolhido
Marcar promotor como "Não usa EPI"

Validações importantes

⚠️

Promotor sem email não consegue ser enviado para o ZapSign. Cadastre o email do promotor antes de marcar a solicitação como Entregue.

⚠️

Solicitações com muitos itens podem falhar caso a lista não caiba em uma página A4 do PDF. Esta validação é proposital — é uma proteção trabalhista para que o termo não seja truncado silenciosamente.

🛡️

Idempotência: a Cloud Function que gera a ficha rejeita execução repetida. Se a solicitação já está em Aguardando Assinatura ou Entregue, o sistema não regenera o PDF.

Permissões

Ação	Quem pode
Visualizar Dashboard de EPI (RH)	SuperAdmin, Admin, Financeiro, RH
Acessar Loja EPI (Solicitações + Vencimentos)	SuperAdmin, Admin, Financeiro, RH
Cadastrar item no catálogo	SuperAdmin, Admin, RH
Registrar entrada de estoque	SuperAdmin, Admin, RH
Registrar entrega presencial	SuperAdmin, Admin, RH
Mudar status de solicitação	SuperAdmin, Admin, Financeiro, RH
Marcar como Entregue (gera PDF + envia ZapSign)	SuperAdmin, Admin, Financeiro, RH
Receber notificação bloqueante de assinatura	Promotor (qualquer nível)
Assinar termo digitalmente	Promotor (via ZapSign, fora do app)

Integrações

ZapSign: assinatura digital do termo de recebimento. Webhook automático fecha o ciclo quando o promotor assina.
CRM externo: consulta informacional dos tamanhos de camiseta e bota por CPF (falha silenciosa quando não disponível).
Notificações: tipo bloqueante (resposta obrigatória) que impede o promotor de usar o app até assinar.
Storage: PDFs ficam em epi-fichas/{empresaId}/{solicitacaoId}.pdf com URL assinada válida por 7 dias.
Cadastro de Usuários: a flag Usa EPI ativa o promotor no dashboard e exibe o card de EPIs já recebidos.

Perguntas Frequentes

❓

O dashboard de Vencimentos não mostra o promotor X. Por quê?
Verifique se ele tem a flag Usa EPI ativa e se já tem pelo menos 1 item em sua lista de EPIs recebidos. Sem nenhum dos dois, ele é filtrado.

❓

Cliquei em Marcar como Entregue mas não acontece nada.
Verifique se o promotor tem email cadastrado. Sem email, o sistema não consegue enviar o termo para o ZapSign.

❓

O promotor não consegue assinar — o que pode ser?
Verifique se a integração com o ZapSign está ativa para a empresa nas configurações. Se estiver, peça para o operador copiar o link da página de detalhes da solicitação e enviar manualmente pelo WhatsApp.

❓

O CRM não retorna o tamanho da camiseta — quebrei algo?
Não. Esse comportamento é esperado quando o promotor não está cadastrado no CRM ou quando o cliente ainda não usa o módulo CRM. A faixa fica cinza com o aviso "CRM sem dados — preencha manualmente". O fluxo continua normal.

❓

Cadastrei um item no catálogo mas ele não aparece no dropdown de Adicionar EPI.
Verifique se o item tem categoria e nome preenchidos. Itens sem esses campos são filtrados do dropdown.

❓

Qual a diferença entre Loja EPI e Controle de EPI?
O Controle de EPI (em RH) é a gestão completa: catálogo, estoque, entrega presencial e dashboard. A Loja EPI é o workflow específico de envio à distância, com solicitações, status e assinatura digital. Os dois são integrados — todo movimento da Loja EPI atualiza o estoque e o histórico do promotor.